Comment dédoublonner son CRM ?

Quel est l’intérêt de dédoublonner son CRM ?

Un CRM (Customer Relationship Management) dédoublonné n'est pas seulement une base de données épurée ; c'est la colonne vertébrale d'une communication client et d'une prise de décision affinées. Mais qu'est-ce exactement qu'un doublon dans cet univers de données client ?

Lorsque l'on évoque les doublons dans un CRM, nous parlons de ces informations récurrentes ou identiques dans votre base de données. Par exemple, une entreprise unique mais avec plusieurs numéros SIRET (dans le cas où elle détient plusieurs établissements), ou qui possède différents noms de domaine peuvent être enregistrée sous plusieurs fiches différentes. Le CRM la considérerait comme des entités distinctes alors qu'il s'agit d'une seule et même société.

Ces doublons s’avèrent non seulement être des écueils dans la gestion clientèle, mais ils entravent également l'efficacité des campagnes marketing. Imaginez, lors d'une campagne d'emailing, l'impact négatif d'envoyer involontairement le même message à un client à plusieurs reprises – non seulement cela engendre des coûts supplémentaires, mais également, cela risque de ternir l'image de votre entreprise en apparaissant comme non professionnel et désorganisé auprès de vos clients.

Les conséquences s'infiltrent également au niveau analytique. Les doublons faussent vos statistiques et KPI, conduisant potentiellement à des analyses erronées et par voie de conséquence, à des décisions stratégiques inappropriées. Ainsi, le dédoublonnage du CRM ne garantit pas seulement une communication client sans encombre, mais il sert également à assurer l'exactitude des analyses de données sur lesquelles se basent vos décisions d'affaires essentielles.

Les grandes étapes pour dédoublonner les entreprises en double de son CRM
‍

La gestion efficace des doublons dans votre CRM débute par une connaissance approfondie et détaillée des entreprises y étant répertoriées. Si vos informations sont éparses ou limitées, l’identification et la consolidation des doublons se révèlent ardues, voire impossibles. Alors, comment procéder pour purifier votre CRM et en maximiser la pertinence ?

 1. Exportation des Données :

Débutez par extraire la totalité de votre base de données CRM. La majorité des CRM permettent une exportation simplifiée, généralement sous format Excel ou CSV, directement depuis votre tableau de bord. 

2. Enrichissement des Données :

La prochaine étape est cruciale : l'enrichissement de vos données. Assignez un numéro SIRET unique à chaque entreprise et veillez à compléter le maximum d’informations pertinentes pour chaque entrée. Ces détails supplémentaires minimiseront les erreurs et faciliteront le processus de fusion des fiches en double. 

3. Utilisation d’Outils de Validation :

Explorez les outils disponibles, tels que SocieteInfo, pour valider et enrichir votre CRM. Assurez-vous de suivre scrupuleusement les étapes d’utilisation et d’intégration des données validées à votre fichier. 

4. Suppression des Doublons via Excel :

Une fois votre fichier méticuleusement enrichi et chaque entreprise correctement identifiée avec un SIRET unique, exploitez les fonctionnalités d’Excel pour supprimer les doublons. La fonction ‘Supprimer les doublons’, disponible dans l'onglet "Données", est intuitive et user-friendly. 

5. Réintégration des Données au CRM :

Réimportez ensuite les données nettoyées et enrichies dans votre CRM. Ceci garantit que votre base de données soit à jour, précise et dénuée de doublons.

Quid du dédoublonnage de contacts ?

Le dédoublonnage de contacts obéit, dans ses grandes lignes, aux mêmes principes que celui des entreprises dans un CRM. Cependant, l'enjeu se révèle souvent accentué dans ce contexte, car les professionnels ont tendance à changer fréquemment de position ou d’entreprise, engendrant ainsi une probabilité accrue de se retrouver face à des données obsolètes ou dupliquées.

Premièrement, identifier les doublons parmi les contacts est impératif. Des doublons ou des informations périmées peuvent non seulement entraîner une perte de temps mais également potentiellement nuire à la relation client, en projetant une image désorganisée de votre entreprise.

La solution SocieteInfo peut être mis à contribution pour le dédoublonnage et la mise à jour des contacts. Cet outil vous permettra non seulement d’identifier et de fusionner les doublons, mais aussi de supprimer les contacts qui ne sont plus d'actualité et, le cas échéant, d'en ajouter de nouveaux.

Comment éviter les doublons dans son CRM ?

Après avoir méticuleusement dédoublonné votre CRM, il est essentiel d'adopter une approche préventive pour éviter la réintroduction de données dupliquées. Maintenir la propreté de votre CRM n'est pas seulement une question d'esthétique, c'est un élément fondamental pour assurer la fiabilité des données et l’efficacité de vos actions marketing et commerciales.

1. Insertion Complète d'Informations :

Dès le départ, faites en sorte d'inclure autant d'informations que possible pour chaque nouvelle entrée. Assurez-vous qu'au minimum, le numéro SIREN soit inclus afin d'assurer l'unicité de chaque entreprise ajoutée. Votre base n’en possède pas ? Il faut au préalable procéder à la sirénisation. Consultez  nos articles dédiés :

La sirénisation d’une base de donnée

Comment sirétiser une base de donnée

2. Enrichissement Continu des Données :

Adoptez une politique d’enrichissement de données  continu des données pour chaque nouvel ajout. Des outils comme Societeinfo offrent la possibilité d’automatiser ce processus grâce à des connecteurs tels que Zapier. En associant Zapier à votre CRM, chaque nouvelle entrée (que cela soit une entreprise, un SIREN, ou un contact) peut être automatiquement enrichie avec les données disponibles sur Societeinfo (voir notre article comment mettre à jour son CRM).

Par exemple, en créant une nouvelle fiche pour l'entreprise Socitech dans votre CRM, celle-ci sera instantanément mise à jour avec toutes les informations pertinentes que Societeinfo détient sur Socitech – qu’il s’agisse de données légales (telles que le chiffre d'affaires, le SIREN, l'adresse, etc.), du site web ou des contacts professionnels directs.

‍

‍Pour en savoir plus sur la plateforme societeinfo.com : Réservez une démonstration personnalisée !

‍

3. Utilisation de Règles et de Validations :

Instaurez des règles et validations au moment de l’entrée des données. Cela pourrait inclure des vérifications automatisées pour s'assurer qu'une entrée similaire ou identique n'existe pas déjà dans le système avant d’ajouter une nouvelle fiche.

4. Formation et Sensibilisation de l’Équipe :

La formation de votre équipe est un maillon crucial dans la prévention des doublons. Assurez-vous que chaque membre comprenne l'importance de la vérification des données avant leur entrée et soit capable d'utiliser les outils mis à disposition efficacement pour éviter la création de doublons.

5. Mise en Place d’Audits Réguliers :

Instituez des audits de données réguliers pour surveiller et maintenir la qualité des données. Cela pourrait inclure des vérifications mensuelles ou trimestrielles pour identifier et rectifier tout problème potentiel.

6. Feedback et Amélioration Continue :

Établissez un mécanisme de feedback au sein de votre équipe afin de constamment améliorer les processus de gestion de données et d'identifier les domaines nécessitant une attention ou une amélioration supplémentaire.

En mettant en place ces stratégies, vous non seulement minimisez le risque d’introduction de doublons dans votre CRM, mais vous optimisez également l'efficacité et la précision de vos campagnes marketing et efforts de vente en vous basant sur des données fiables et à jour.