Maximisez la Délivrabilité des Emails en Cold Emailing

Rappel sur ce qu'est le cold emailing

📚 Le cold emailing est une approche qui consiste à envoyer des emails à des prospects avec lesquels il n'y a encore eu aucune interaction. C’est devenu une pratique utilisée par un nombre croissant d'entreprises qui cherchent à établir de nouvelles relations commerciales.

Dans un précédent article, nous avons élaboré en profondeur sur cette méthode de prospection, explorant comment maximiser le succès en utilisant des messages pertinents et en respectant les réglementations en vigueur. Vous pouvez le consulter : le cold emailing, une méthode de prospection efficace en B2B.

Dans cet article, nous nous concentrerons sur les meilleures pratiques techniques afin d'assurer une bonne délivrabilité des emails aux destinataires. En effet, il est important de noter qu'une gestion technique inappropriée peut compromettre la délivrabilité de vos emails. De plus, cela comporte le risque que votre domaine soit inscrit sur liste noire ! Explications 👇

Qu’est ce que la délivrabilité d’un email ?

💡 La délivrabilité est la capacité d’un email à atteindre la boîte de réception principale de votre destinataire sans être automatiquement filtré, supprimé ou mis en spam. Les experts considèrent qu'un bon taux de déliverabilité se situe autour de 95%.

Nous allons voir les différentes mesures que vous pouvez prendre pour optimiser votre délivrabilité, et ainsi augmenter les chances de vos messages d'atteindre leur destination.

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Les facteurs de délivrabilité des emails

Pour optimiser la délivrabilité des emails en cold emailing, il est essentiel de comprendre les facteurs qui peuvent influencer ce processus. 

Parmi les principaux facteurs, on retrouve : 

• La configuration technique de l'envoi
• La qualité de la liste de contacts
• La réputation de l'expéditeur
• Le contenu et le format des emails 

En comprenant ces facteurs, vous pouvez prendre des mesures spécifiques pour améliorer la délivrabilité de vos emails.

1. La configuration technique : le DKIM, le SPF et le DMARK

L'authentification des emails réduit le risque de bounce et de blacklist

Dans le Web d’aujourd’hui, l'envoi d'emails est devenu très contrôlé en raison de l'augmentation des activités malveillantes : phishing, spoofing, usurpation d’identité, spamming, etc. Face à ces défis, les fournisseurs de services de messagerie ont mis en œuvre des mécanismes de vérification stricts pour s'assurer que les emails reçus sont valides et proviennent d'une source fiable.

Parmi ces mécanismes, le DKIM, le SPF et le DMARC sont trois technologies clés qui jouent un rôle essentiel dans l'authentification des emails et l'amélioration de leur déliverabilité. Il est important de bien les comprendre et les paramétrer pour optimiser la déliverabilité de vos emails. Cela renforcera la confiance des serveurs de messagerie à votre égard et réduira les chances de vous faire catégoriser comme un « spammer ».

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📩Le DKIM (DomainKeys Identified Mail)

C’est une méthode qui permet d’ajouter, à chaque email envoyé, une signature numérique cryptée. Cette signature ne peut être déchiffrée qu’avec la clef publique de l'expéditeur. Cette clef publique est présente dans les enregistrements DNS de son domaine, elle est donc consultable par tous les serveurs de messageries. 

Si un serveur qui reçoit l'email parvient à décrypter la signature en utilisant cette clé, il peut alors confirmer avec certitude que le message provient réellement du domaine qu'il prétend représenter. S'il n'y parvient pas, il traitera l'email avec suspicion et pourra le marquer comme spam ou le rejeter.

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🔐Le SPF (Sender Policy Framework):

Ce mécanisme de sécurité permet au propriétaire du domaine (l’envoyeur) de spécifier les serveurs de messagerie autorisés à envoyer des e-mails en son nom. Lorsque le serveur de messagerie du destinataire reçoit un email, il va vérifier que le serveur qui le lui a envoyé est bien légitime.

Sélectionner les serveurs autorisés permet de restreindre la capacité des cybercriminels d'utiliser leurs outils pour des activités emailing malveillantes.

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🚦Le DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance):

Il permet au propriétaire du domaine (l’envoyeur) de donner des instructions à l’intention des serveurs de messagerie des destinataires sur la manière de traiter les emails qui ont échoué aux contrôles DKIM et le SPF.

Il existe 3 options possibles : rejet, quarantaine et aucun (none).

• Rejet : si l’email échoue aux contrôles DKIM et SPF, l’envoyeur demande au serveur de messagerie du destinataire de le rejeter. Cette option offre une protection maximale contre les cyberattaques et usurpations d'identité.
• Quarantaine : si l’email échoue aux contrôles, il est demandé au serveur de placer l’email dans le dossier de spam du destinataire.
• Aucun (none) : l’envoyeur demande au serveur d’envoyer l’email au destinataire quel que soit les résultats de contrôle DKIM et SPF. Cette option n’offre aucune protection contre les cyberattaques, mais offre deux avantages : 1/ une meilleure déliverabilité et 2/ la possibilité pour l'envoyeur d’obtenir des statistiques d’envoi et mieux comprendre comment ses emails sont traités

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Comment les configurer et paramétrer

La configuration des DKIM, SPF et DMARC se fait chez votre fournisseur de domaine (OVH, Gandhi, Google Domains, etc.). En général ils sont déjà paramétrés mais vous pouvez les consulter et au besoin les modifier. Pour cela, vous devez vous connecter à votre espace client et accéder aux enregistrements DNS de votre domaine.

La configuration des DKIM, SPF et DMARC n'est pas compliqué en soi, mais elle nécessite une attention particulière en raison de sa sensibilité. Une erreur dans ces configurations peut avoir un impact sur la délivrabilité de vos emails, il est donc important d'être vigilant.

Pour aller plus loin, nous vous recommandons de consulter ces tutoriels :

• Comment configurer un enregistrement DKIM ?
• Comment configurer un enregistrement SPF ?
• Comment configurer un enregistrement DMARC ?

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2. La qualité de la liste de contacts pour améliorer le taux d'ouverture

Liste de diffusion : privilégiez la qualité à la quantité

Quand on réalise une campagne de cold emailing, une approche commune mais erronée consiste à adopter la stratégie de contacter un maximum de personnes avec l'espoir qu'une poignée parmi elles se montrent réceptives. Cette approche est contre-productive, voire dangereuse ! En effet, si vous ciblez un trop grand nombre de personnes peu susceptibles d’être intéressés par votre offre, vos emails risquent de ne pas être lu ni ouvert, quand bien même ils seraient délivrés.

Or les fournisseurs de nombreux services de messagerie utilisent des algorithmes sophistiqués pour évaluer la qualité et la pertinence des e-mails. Ils surveillent de près les taux d’ouverture, les taux de clics, et également le nombre de fois où un e-mail est marqué comme spam par les utilisateurs. Lorsqu'un grand nombre de destinataires ignore systématiquement vos e-mails, cela envoie un signal aux fournisseurs de messagerie que vos messages ne sont peut-être pas pertinents ou désirés. Dans le pire des cas, votre domaine pourrait être blacklisté !

C’est pourquoi il est capital de privilégier la qualité à la quantité en ciblant méticuleusement les prospects. L’objectif doit être d’identifier les destinataires les plus susceptibles d’être intéressés par votre offre, et de leur adresser des messages personnalisés.

Avec Societeinfo, vous avez la capacité de cibler avec une extrême précision vos listes de prospection. Une bonne pratique serait de créer plusieurs listes distinctes, chacune composée d’une petite centaine prospects, en appliquant des critères de ciblage rigoureusement définis. Une idée de liste serait par exemple : tous les directeurs techniques œuvrant au sein d'entreprises spécialisées dans le développement de logiciels, comptant entre 20 et 50 salariés, et générant un chiffre d'affaires supérieur à 1 million d'euros (consulter ici le résultat de cette recherche).

Chaque liste pourrait donc disposer de son propre message hautement personnalisé, ce qui est susceptible d'augmenter le taux de clics et, en fin de compte, d'améliorer la délivrabilité.

Maximisez le taux d'ouverture avec les Emails vérifiés valides

Si vous envoyez des cold emails en masse, il est normal et acceptable d'avoir un léger taux d'erreur. Mais attention à ce que ce taux ne dépasse pas les 10% de bounce (rebond) car cela pourrait avoir un impact sur votre réputation d'envoyeur. Il est préférable de s'assurer d'avoir un maximum d'emails vérifiés et valides dans le cadre d'une campagne de cold emailing

Chez Societeinfo, la génération des adresses email est basée sur des données publiques collectées à partir de diverses sources, telles que des sites Web et des réseaux sociaux. Une fois les adresses email collectées, elles sont soumises à un processus de vérification effectué par un outil de test des emails. Cependant, il est important de noter qu'il existe deux catégories d'emails : les emails "validables" et les emails "catch-all".

• Emails validables : Ce sont des adresses email dont l'existence et la validité peuvent être techniquement vérifiées. Societeinfo effectue des tests sur ces adresses email tous les trois mois pour s'assurer qu'elles sont toujours actives et valides. Si elles sont correctement paramétrées et que le domaine expéditeur jouit d'une bonne réputation, le taux de délivrabilité pour ces adresses email est d'environ 95%.
• Emails catch-all : Ces adresses proviennent de serveurs acceptant tous les emails, quelle que soit l'adresse du domaine, ce qui empêche de valider leur existence. Societeinfo utilise un algorithme pour estimer la validité de ces adresses grâce à un faisceau d'indices. Le taux de délivrabilité sur cette typologie est naturellement inférieure aux emails validables et on peut s’attendre à une délivrabilité de l’ordre de 80%.

Pour optimiser la délivrabilité des emails lors d'une campagne d'envoi, il est conseillé de privilégier l'utilisation des adresses "validables" en cochant cette case :

3. Faut-il utiliser un outil de “warm-up” pour améliorer la déliverabilité ?

Le principe du "warm-up" d'adresses email consiste à progressivement établir la réputation d’adresse emails et d'un domaine en envoyant progressivement un volume croissant d'emails au fil du temps. Cette pratique est utilisée pour les nouvelles adresses email ou les adresses qui n'ont pas été utilisées pendant un certain temps.

L'intérêt d'utiliser un service de "warm-up" d'adresses email est multiple :

• Amélioration de la délivrabilité : Établissement d'une réputation positive en montrant que vous êtes un expéditeur légitime et digne de confiance, ce qui augmente les chances de délivrabilité en boîte de réception plutôt qu'en spam.
• Évitement des filtres anti-spam : Éviter d'envoyer un grand volume d'emails d'un seul coup, ce qui pourrait déclencher les filtres anti-spam, en construisant progressivement la confiance des fournisseurs de services de messagerie avec des envois légitimes et pertinents.
• Évaluation de la réputation de l'expéditeur : Les fournisseurs de services de messagerie surveillent les taux de plaintes de spam, les taux d'ouverture et de clics, ainsi que l'engagement des destinataires pendant le "warm-up" pour évaluer votre réputation d'expéditeur.
• Identification et résolution des problèmes techniques : Le "warm-up" permet de repérer et de résoudre rapidement les problèmes techniques liés à l'envoi d'emails, tels que les taux de rebond, les erreurs de délivrabilité ou les problèmes de configuration.

En résumé, utiliser un service de "warm-up" d'adresses email offre l'avantage de construire progressivement une réputation d'expéditeur positive, d'éviter les filtres anti-spam, d'évaluer votre réputation et de résoudre les problèmes techniques. Cela améliore considérablement vos chances de délivrabilité et de succès de vos campagnes d'emails en cold emailing.

4. Faut-il utiliser son domaine ou créer un domaine dédié au cold emailing ?

Lorsqu'il s'agit de choisir entre utiliser son domaine principal pour du cold emailing ou créer un domaine spécialement dédié, voici quelques points à prendre en compte :

Utiliser son domaine principal :

• Avantages : capitaliser sur la réputation établie, favoriser une meilleure délivrabilité, gain de temps au lancement.
• Risques : impact négatif sur la réputation du domaine principal et sur toutes les adresses email en cas de plaintes ou d'erreurs de délivrabilité.

Créer un domaine dédié :

• Avantages : isolation et séparation claire, contrôle total de la réputation spécifique au cold emailing, pas de dépendance à une équipe technique parfois peu disponible pour la configuration technique.
• Risques : construction de la réputation à partir de zéro, gestion plus complexe de plusieurs domaines, délai de plusieurs semaines de warm-up avant de pouvoir lancer des campagnes, confusion des prospects s’ils reçoivent des messages venant de plusieurs domaines différents, selon votre secteur d’activité cela peut être apparenté à une tentative de phishing (ex: dans le cas d’une banque en ligne).

Dans tous les cas nous recommandons la prudence, et il vaut mieux prendre plus de temps à faire “chauffer” un nouveau domaine dédié au cold emailing que de prendre des risques avec son domaine principal sauf exception de secteurs d’activité sensibles.

5. Comment configurer sa boîte d’envoi email ?

Il faut la configurer comme si c’était votre boîte personnelle ou celle d’un membre de votre équipe. Soyez particulièrement attentif à signature, celle-ci doit au moins comporter :

• Votre nom et prénom
• Une photo de profil, si possible une vraie photo de vous, pas de photos stock car cela risque de marquer votre adresse comme spam. Éventuellement une photo générée par AI mais attention selon la photo cela peut se voir facilement.
• Votre profil LinkedIn
• Idéalement l’adresse physique de votre société

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Ces informations renforcent la crédibilité de votre adresse email.

6. Quel volume d’envoi ?

Idéalement, maintenez le nombre d'emails envoyés entre 50 et 150 par adresse par jour. Si vous devez envoyer plus d'emails, il est préférable d'utiliser plusieurs adresses d’envoi.

La régularité est un facteur clé, si vous n'avez pas envoyé d'emails pendant plusieurs mois, mais que tout à coup vous commencez à envoyer 500 emails par jour, vous risquez d’avoir des problèmes. Essayez d'établir un rythme quotidien régulier. Ensuite vous pouvez augmenter le volume progressivement, par exemple augmenter le volume d’envoi de 10 emails/jours jusqu’à 150 emails/jour.

Conclusion sur la déliverabilité des cold emails

Le cold emailing reste une bonne stratégie de développement commercial.

Pour obtenir les meilleurs retours voici les points essentiels : 

• Avoir une configuration technique optimale avec les SPF, DKIM et DMARC correctement configurés.
• Contacter des contacts ciblés sur des adresses emails venant d’une source fiable et dont la validité a été vérifiée.
• Améliorer la réputation de son domaine d’envoi à l’aide d'outils de warm-up.
• Augmenter progressivement ses volumes d’envoi dans le temps.

Vous pouvez avoir le meilleur message et la meilleure offre, si vos destinataires ne voient pas votre email, ça n’aura servi à rien !

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