[ZAPIER] Comment intégrer automatiquement la surveillance d’entreprise sur Hubspot sans coder ?

Partie 1 : Configurer Hubspot

Création de la propriété de surveillance

Cette propriété d’entreprise va permettre d’activer ou de désactiver la surveillance Societeinfo pour cette entreprise. Attention, il faudra utiliser Zapier pour finaliser la connexion entre Societeinfo et Hubspot.

Pour créer une nouvelle propriété d'entreprise, aller dans Paramètres -> Gestion des données -> Objets-> Entreprises -> Gérer les propriétés d’entreprises.
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‍Cliquer sur “Créer une propriété”.
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‍Remplir les champs de la nouvelle propriété et cliquer sur suivant.
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Sélectionner le type de champ Menu déroulant et créer deux champs “ACTIVE” et “INACTIVE” puis cliquer sur suivant.
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Cliquer sur Créer pour finaliser la création de la propriété de surveillance.
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[Optionnel] Création d’un champ d’historisation des mises à jour

Cette propriété d’entreprise va sauvegarder toutes les mises à jour apportées par la surveillance Societeinfo. Ce champ optionnel permet de garder une trace écrite des dernières mises à jour.

Pour créer une nouvelle propriété d'entreprise, aller dans Paramètres -> Gestion des données -> Objets-> Entreprises -> Gérer les propriétés d’entreprises.

Cliquer sur “Créer une propriété”.
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Remplir les champs de la nouvelle propriété et cliquer sur suivant.
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Sélectionner le type de champ “Texte sur plusieurs lignes” et cliquer sur suivant.
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À l’étape de définition des règles; laisser la configuration par défaut et cliquer sur Créer.
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Vous pouvez vérifier en visitant les propriétés d’une entreprise qu’il y a bien le champ que vous venez de créer.
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Partie 2 : Comment configurer le Trigger Zapier pour activer la surveillance Societeinfo ?

Paramétrage du trigger Societeinfo

La surveillance d’entreprise de Societeinfo s’appelle Sentinelle.

Une Sentinelle peut surveiller autant d'entreprises que désirées.

Le but de ce Zap est de conserver son CRM Hubspot à jour. Dès qu’il y a un changement au sein d’une entreprise sous surveillance, vous recevez les nouvelles données en temps réel.

‍Tout d’abord il faut créer un nouveau Zap et sélectionner Societeinfo comme trigger.
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Ensuite, sélectionner "Sentinel Subscribe Company Events" et cliquer sur Continue.
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Sélectionner ou ajouter le compte Societeinfo et cliquer sur Continue.
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Par défaut, le nom de Sentinelle est “zapier_sentinel”. Vous pouvez garder cette appellation et cliquer sur Continue.

[Optionnel] Changez ce nom dans les cas où vous souhaiteriez créer plusieurs Sentinelles avec le même compte societeinfo.
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Pour tester votre Sentinelle avec des valeurs fictives, se rendre sur l’interface de test Swagger. Cliquer le cadenas ouvert en haut à droite puis renseigner votre clé d’API societeinfo, cliquer sur "Authorize" puis sur "Close". Une fois connecté, l'icône cadenas sera fermée.
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Cliquer sur Try it out, remplir le nom de votre Sentinelle, par défaut “zapier_sentinel”, remplir un numéro de SIREN d’une entreprise présente dans HUBSPOT puis cliquer sur "Execute". Attention, les données envoyées sont des données Random de test donc à n’utiliser juste pour vérifier que la connexion est bien établie.
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Maintenant de retour sur Zapier cliquer sur "Test trigger".

Vous devriez avoir reçu des données d’exemple comme ceci.
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Puis cliquer sur "Continue".

Paramétrage de l’action Find Company dans Hubspot

Maintenant, il faut mettre à jour les champs d’entreprises dans Hubspot. Pour cela, il faut retrouver l’entreprise dans Hubspot avec une Action "Find".
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Ensuite, sélectionner la propriété d’entreprise contenant le numéro SIREN (identifiant unique des entreprises françaises). Ici la propriété se nomme “SI Company SIREN”.

Cela nécessite que votre base Hubspot soit sirenisée. Consultez notre page de blog dédiée :)‍
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[Optionnel] Sélectionner le champ personnalisé créé précédemment “Company information: Historique surveillance Societeinfo”.

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Cliquer sur "Continue" puis "Test action", vous devriez obtenir un message qui ressemble à la capture d'écran. Cliquer ensuite sur "Continue" pour passer à l’action suivante.

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Configurer l’action Update Companydans Hubspot

Ensuite, il faut ajouter une action "Update Company in Hubspot" qui aura pour but de mettre à jour les champs dans Hubspot avec les nouvelles valeurs.
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Sélectionner le compte Hubspot.
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Remplir le champ Object ID avec l’ID de l’entreprise récupéré à l’étape précédente.
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Ensuite mapper les champs à mettre à jour avec les données renvoyées par Societeinfo.

Le mapping dépend des champs déjà présents dans Hubspot et des données qui vous intéressent.
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[Optionnel] Pour garder une trace écrite des mises à jour apportées par la surveillance Societeinfo, vous pouvez mettre à jour le champ Company information: Historique surveillance Societeinfo en ajoutant les nouvelles valeurs renvoyées par Societeinfo à la valeur actuelle du champ récupérée dans la deuxième étape. Vous pouvez séparer les nouvelles valeurs des anciennes valeurs par un séparateur (ici : “##################”).
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Vous pouvez ensuite cliquer sur "Continue" et "Test action". Si tout a fonctionné, vous devriez voir un message comme sur la capture d’écran et des coches vertes aux différentes étapes.
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Vous pouvez vérifier dans Hubspot que les champs de l’entreprise ont été mis à jour.

[Optionnel] Et que le champ "Historique surveillance Societeinfo" a été mis à jour.
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Partie 3 : Comment ajouter des entreprises à la surveillance Societeinfo via Zapier avec l'action "Sentinel Add Company" ?

Créer un nouveau Zap puis sélectionner le trigger Hubspot.
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Sélectionner "New Company Property Change" et cliquer sur "Continue".
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Sélectionner ou ajouter le compte Hubspot et cliquer sur Continue.
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Pour que le Zap ne se déclenche que lorsque la propriété est paramétrée sur “ACTIVE” il faut ajouter un filtre Zapier à l’étape suivante.
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Paramétrer le filtre pour ne se déclencher que lorsque la propriété "Surveillance Societeinfo" devient “ACTIVE” puis cliquer sur "Continue".

Ensuite ajouter une nouvelle "action Zapier", chercher et sélectionner Societeinfo (Latest) puis choisir “Sentinel Add Company” et cliquer sur "Continue".
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Connecter ou ajouter son compte Societeinfo, puis cliquer sur "Continue".
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Remplir le nom de la Sentinelle (le nom a été défini à une étape précédente lors de la création de la Sentinelle avec le Trigger Zapier Societeinfo), sélectionner le champ Hubspot contenant lenuméro de SIREN de l’entreprise à surveiller puis cliquer sur "Continue" pour valider.

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Bravo, vous pouvez maintenant publier et activer le Zap. Dès qu’une entreprise passera sa propriété Surveillance Societeinfo en ACTIVE dans Hubspot, elle sera ajoutée à la Sentinelle.

Partie 4 : Comment supprimer des entreprises de la surveillance Societeinfo via Zapier avec l'action "Sentinel Remove Company" ?

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Créer un nouveau Zap puis sélectionner le trigger Hubspot.
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Sélectionner "New Company Property Change" et cliquer sur "Continue".
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Sélectionner ou ajouter le compte Hubspot et cliquer sur Continue.
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Sélectionner la propriété d’entreprise personnalisée créée précédemment dans Hubspot “Surveillance Societeinfo” puis cliquer sur "Continue".
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Pour que le Zap ne se déclenche que lors que la propriété est paramétrée sur “INACTIVE” il faut ajouter un filtre Zapier à l’étape suivante.
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Ensuite, ajouter une nouvelle action Zapier, chercher et sélectionner Societeinfo (Latest) puis choisir “Sentinel Remove Company” et cliquer sur "Continue".
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Connecter ou ajouter son compte Societeinfo puis cliquer sur "Continue".
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Remplir le nom de la Sentinelle (le noma été défini à une étape précédente lors de la création de la Sentinelle avec le Trigger Zapier Societeinfo), sélectionner le champ Hubspot contenant le numéro de SIREN de l’entreprise à retirer de la surveillance puis cliquer sur "Continue" pour valider.
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Bravo, vous pouvez maintenant publier et activer le Zap.

Dès qu’une entreprise passera sa propriété "Surveillance Societeinfo" en INACTIVE dans Hubspot, elle sera supprimée de la Sentinelle.
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Vous avez des questions ? N'hésitez pas à contacter notre équipe commerciale. Nous sommes là pour vous aider !